Polityka prywatności

Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest KONDAKOWSKI SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ z siedzibą w Gdańsku, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001205634, NIP 5833553398, REGON 543263590.

We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się pisemnie na adres siedziby albo pocztą elektroniczną — adres podany jest w zakładce Kontakt.

Nie powołaliśmy inspektora ochrony danych; nie ma do tego obowiązku przy prowadzonej przez nas skali i rodzaju przetwarzania (art. 37 ust. 1 RODO).

Jakie dane przetwarzamy

• Dane kontaktowe — imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, preferowany język kontaktu.
• Dane identyfikacyjne — numer PESEL, numer dokumentu podróży, data urodzenia, obywatelstwo, adres zamieszkania. Zbieramy je wyłącznie wtedy, gdy są potrzebne do prowadzenia konkretnej sprawy.
• Dokumenty sprawy — pliki i skany przekazane przez Ciebie albo sporządzone przez nas w toku sprawy.
• Korespondencja — wiadomości wymieniane w panelu klienta oraz treść zgłoszeń z formularza kontaktowego.
• Dane rezerwacji — wybrany termin, temat konsultacji, język, ewentualna notatka.
• Dane techniczne — adres IP i identyfikator przeglądarki zapisywane w chwili wysłania formularza oraz przy każdym odsłonięciu numeru PESEL lub paszportu w panelu.

Nie prowadzimy profilowania ani zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołujących skutki prawne (art. 22 RODO). Nie kupujemy danych i nie łączymy ich z bazami zewnętrznymi.

Cele i podstawy prawne

Podanie danych jest dobrowolne, ale bez danych identyfikacyjnych nie da się przygotować wniosku do urzędu, a bez adresu e-mail — założyć konta w panelu.

Jak chronimy dane szczególnie wrażliwe

Numer PESEL i numer dokumentu podróży przechowujemy w postaci zaszyfrowanej (AES-256), kluczem odrębnym od klucza aplikacji. W panelu widoczna jest wyłącznie maska, na przykład *******2345.

Pełny numer można wyświetlić pojedynczym działaniem, na kilkadziesiąt sekund. Każde takie wyświetlenie jest zapisywane: kto je wykonał, kiedy, czyich danych dotyczyło i z jakiego adresu IP. Dziennik przechowujemy przez 2 lata i traktujemy jako element rozliczalności z art. 5 ust. 2 RODO.

Wyszukiwanie po fragmencie numeru jest świadomie niedostępne — możliwość sprawdzania „czterech ostatnich cyfr” pozwalałaby odtworzyć pełne numery metodą prób.

Pliki spraw trzymamy w magazynie obiektowym na naszej infrastrukturze. Pobranie pliku wymaga zalogowania, podpisanego odnośnika o krótkiej ważności oraz sprawdzenia, czy plik należy do Twojej sprawy. Połączenie ze stroną jest szyfrowane (TLS).

Zgody

Przy formularzu kontaktowym i przy rezerwacji terminu zapisujemy fakt udzielenia zgody wraz z datą, godziną i adresem IP. Bez takiego zapisu nie moglibyśmy wykazać, że zgoda została udzielona (art. 7 ust. 1 RODO).

Zgodę można wycofać w każdej chwili — wystarczy wiadomość na nasz adres. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem.

Odbiorcy danych

Danych nie sprzedajemy i nie udostępniamy w celach marketingowych. Powierzamy je wyłącznie podmiotom, które są nam potrzebne do świadczenia usługi, na podstawie umów powierzenia (art. 28 RODO):

• dostawcy infrastruktury serwerowej, na której działa serwis;
• dostawcy poczty elektronicznej — w zakresie treści powiadomień (powiadomienia nie zawierają numerów PESEL ani załączników ze sprawy);
• biuru rachunkowemu i kancelariom współpracującym — wyłącznie w zakresie niezbędnym do prowadzenia konkretnej sprawy.

Dane mogą też zostać udostępnione organom publicznym, jeżeli wystąpią o to na podstawie przepisów prawa.

Nie przekazujemy danych poza Europejski Obszar Gospodarczy. Gdyby to się zmieniło, poinformujemy o tym i wskażemy podstawę przekazania (rozdział V RODO).

Jak długo przechowujemy dane

Akta spraw

5 lat od zakończenia sprawy

Dokumenty i skany

5 lat od zakończenia sprawy

Konto w panelu klienta

do czasu usunięcia konta

Rezerwacje konsultacji

12 miesięcy od terminu konsultacji

Wiadomości z formularza

12 miesięcy od ostatniego kontaktu

Dziennik dostępu do danych wrażliwych

2 lata

Dziennik czynności w systemie

2 lata

Dokumenty księgowe przechowujemy przez okres wymagany przepisami podatkowymi, niezależnie od powyższych terminów.

Twoje prawa

• dostępu do danych i uzyskania ich kopii (art. 15 RODO);
• sprostowania danych nieprawidłowych (art. 16 RODO);
• usunięcia danych (art. 17 RODO) — z zastrzeżeniem opisanym niżej;
• ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO);
• przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy (art. 20 RODO);
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (art. 21 RODO);
• wycofania zgody w dowolnym momencie (art. 7 ust. 3 RODO).

Co się dzieje przy żądaniu usunięcia danych

Wykonujemy anonimizację: trwale nadpisujemy dane, które wskazują na Ciebie, i blokujemy konto. Akta sprawy pozostają w systemie w postaci, która nie pozwala już ustalić tożsamości. Robimy tak, ponieważ materiały postępowania mogą być potrzebne do ustalenia lub obrony roszczeń, a ich zniszczenie bywa niedopuszczalne. Operacji nie da się cofnąć.

Skarga

Przysługuje Ci prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Pliki cookie

Serwis używa wyłącznie plików niezbędnych do jego działania — sesji logowania, zabezpieczenia formularzy i zapamiętania wybranego języka. Nie korzystamy z analityki ani z narzędzi reklamowych. Szczegóły: informacja o plikach cookie.

Zmiany polityki

Politykę aktualizujemy, gdy zmienia się sposób działania serwisu albo przepisy. Data ostatniej zmiany widnieje na początku dokumentu. O istotnych zmianach informujemy osoby posiadające konto w panelu klienta pocztą elektroniczną.